Gửi Bưu điện là giải pháp tiện lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí cho cá nhân, doanh nghiệp khi cần chuyển phát các loại hồ sơ, giấy tờ quan trọng. Dịch vụ này không chỉ giúp bạn gửi hồ sơ nhanh chóng tới mọi tỉnh thành trên cả nước, mà còn đảm bảo an toàn, hạn chế thất lạc nhờ quy trình đóng gói và vận chuyển chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết cách gửi hồ sơ qua Bưu điện gồm các bước gửi hồ sơ, chi phí, thời gian giao và những lưu ý quan trọng để hồ sơ được chuyển đến nơi nguyên vẹn và đúng hẹn.
1. Hồ sơ có thể gửi qua Bưu điện & quy định nhận gửi
Bưu điện hiện nhận gửi hầu hết các loại hồ sơ, giấy tờ hợp pháp, phục vụ cho nhu cầu cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước. Một số loại phổ biến gồm:
– Hồ sơ cá nhân: CMND/CCCD, hộ chiếu, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu (bản gốc hoặc bản sao công chứng).
– Hồ sơ học tập: Bằng cấp, bảng điểm, giấy báo trúng tuyển, giấy xác nhận sinh viên.
– Hồ sơ xin việc: CV, đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe.
– Hồ sơ hành chính: Giấy tờ đăng ký kinh doanh, hồ sơ dự án, giấy tờ pháp lý khác.
– Hồ sơ tài chính: Hợp đồng, chứng từ, hóa đơn, báo cáo tài chính.
Quy định nhận gửi của Bưu điện:
– Hồ sơ phải là tài liệu hợp pháp, không chứa thông tin, nội dung vi phạm pháp luật.
– Không nhận hồ sơ có chứa chất cấm, vật nhọn, hóa chất, chất lỏng, hoặc vật phẩm nguy hiểm.
– Hồ sơ nên được đóng gói an toàn: Cho vào túi nilon chống ẩm, bìa cứng để tránh gãy, gấp và niêm phong cẩn thận.
– Người gửi cần ghi rõ thông tin người nhận (tên, địa chỉ, số điện thoại) trên bì thư hoặc gói hàng.
2. Cách gửi hồ sơ qua Bưu điện chi tiết từng bước
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
– Sắp xếp hồ sơ gọn gàng, phân loại theo từng nhóm giấy tờ nếu có nhiều loại.
– Cho hồ sơ vào túi nilon chống ẩm hoặc bìa cứng để tránh ẩm mốc, cong vênh.
– Nếu hồ sơ quan trọng (bản gốc), nên photo hoặc scan lưu lại trước khi gửi.
Bước 2: Đóng gói & ghi thông tin
– Sử dụng phong bì, bìa hồ sơ hoặc hộp carton mỏng phù hợp với kích thước.
– Ghi rõ ràng: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ của người gửi – người nhận.
– Nếu cần bảo mật, có thể niêm phong mép bì thư bằng băng dính và ký tên tại chỗ dán.
Bước 3: Ra bưu cục gần nhất
– Mang hồ sơ đến bưu cục hoặc điểm gửi Bưu điện hoặc yêu cầu đến tận nơi lấy hàng.
– Yêu cầu nhân viên kiểm tra gói gửi, cân nặng, và tư vấn dịch vụ phù hợp.
Bước 4: Chọn dịch vụ gửi hồ sơ phù hợp
– Chuyển phát nhanh: Giao trong 1–2 ngày, phù hợp khi cần giao gấp.
– Bưu phẩm thường: Giá rẻ hơn, thời gian lâu hơn (3–5 ngày).
– Có thể chọn giao tận tay & ký nhận hoặc phát kèm thu hộ (COD) nếu cần.
Bước 5: Thanh toán & nhận hàng
– Thanh toán cước phí theo báo giá, nhận biên lai có mã vận đơn để tra cứu hành trình online.
– Nhận hàng, liên hệ Bưu điện nếu quá thời gian dự kiến mà chưa giao.
3. Những lưu ý khi gửi hồ sơ qua Bưu điện
Bưu điện đảm bảo quá trình giao – nhận hàng hóa diễn ra an toàn tối đa. Tỷ lệ mất mát, thất lạc hàng hóa của Bưu điện luôn ở mức rất thấp. Tuy vậy, bạn vẫn nên tuân thủ một số lưu ý sau đây để việc gửi hồ sơ diễn ra thuận lợi:
– Bảo vệ hồ sơ khỏi ẩm ướt, cong vênh: Dùng túi nilon chống ẩm trước khi cho vào phong bì. Có thể chèn thêm tấm bìa cứng để giữ hồ sơ phẳng.
– Không gửi hồ sơ kèm các vật phẩm dễ vỡ, chất lỏng.
– Niêm phong cẩn thận: Dán kín mép phong bì, có thể ký hoặc đóng dấu giáp lai tránh bị mở, đảm bảo an toàn.
– Ghi thông tin rõ ràng, đầy đủ: Ghi thông tin bằng bút mực đen hoặc xanh đậm, kiểm tra lại số điện thoại người nhận.
– Chọn dịch vụ phù hợp: Chuyển phát nhanh nếu cần gửi hồ sơ gấp, nếu gửi hồ sơ quan trọng thì chọn dịch vụ phát tận tay, có ký nhận.
4. Giá cước gửi hồ sơ qua Bưu điện
Chi phí gửi hồ sơ sẽ được Bưu điện tính dựa trên trọng lượng, kích thước thực tế, loại dịch vụ mà bạn lựa chọn. Bạn có thể tham khảo mức giá sau đây:
| Dịch vụ | Trọng lượng | Nội tỉnh | Liên tỉnh | Liên miền |
| Bưu phẩm thường | ≤ 100g | ~ 8.000 – 12.000đ | ~ 12.000 – 20.000đ | ~ 15.000 – 25.000đ |
| Chuyển phát nhanh (EMS) | ≤ 100g | ~ 15.000 – 20.000đ | ~ 20.000 – 30.000đ | ~ 25.000 – 35.000đ |
| Dịch vụ bảo đảm (có ký nhận) | ≤ 100g | + 3.000 – 5.000đ so với giá cước gốc | + 3.000 – 5.000đ | +3.000 – 5.000đ |
Lưu ý:
– Nếu hồ sơ nặng trên 100g, mỗi 100g tiếp theo sẽ cộng thêm 1.000 – 3.000đ tùy dịch vụ.
– Cân nhắc sử dụng dịch vụ EMS hoặc đảm bảo với các đơn gửi hồ sơ quan trọng.
– Với khách hàng doanh nghiệp thường xuyên gửi hồ sơ, Bưu điện có chính sách ưu đãi riêng.
Như vậy là chúng tôi vừa giới thiệu cách gửi hồ sơ qua Bưu điện một cách chi tiết nhất. Gửi hồ sơ Bưu điện là giải pháp tiện lợi, an toàn và tiết kiệm, đặc biệt là cần gửi đến địa phương xa hoặc cơ quan tổ chức. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào về dịch vụ, hãy liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của Bưu điện thông qua số hotline 1900 54 54 81.
Có thể bạn quan tâm:
> Từ A-Z cách gửi thư đảm bảo qua Bưu điện
> Cập nhật giá cước vận chuyển Bưu điện mới nhất