Khi cần gửi hợp đồng, bằng cấp, hồ sơ, hoặc các loại giấy tờ quan trọng đến nơi xa, nhiều người thường chọn gửi qua bưu điện vì sự tiện lợi và độ tin cậy cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình gửi giấy tờ bưu điện cần chuẩn bị những gì, giá cước bao nhiêu, thời gian nhận mất bao lâu… Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật các thắc mắc xoay quanh việc gửi giấy tờ qua Bưu điện – từ cách gửi nhanh chóng, bảo mật đến bảng giá mới nhất, đảm bảo bạn hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ.
1. Có thể gửi những loại giấy tờ qua Bưu điện?
Hiện nay Bưu điện nhận gửi đa dạng loại giấy tờ phục vụ mọi nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước. Một số loại giấy tờ phổ biến có thể gửi qua Bưu điện bao gồm:
– Hồ sơ, bằng cấp, chứng chỉ, giấy tờ công chứng,…
– Các loại giấy tờ tùy thân: CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,…
– Hồ sơ hành chính, công chứng: Hợp đồng, giấy tờ ủy quyền, văn bản pháp lý, giấy xác nhận,…
– Hồ sơ du học, định cư: Hồ sơ xin visa, thư mời, thư bảo lãnh,…
– Các loại giấy tờ doanh nghiệp: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ giao dịch,…
Đối với một số loại giấy tờ gốc có giá trị pháp lý cao như sổ đỏ, bằng đại học bản gốc, hộ chiếu,…, bạn nên liên hệ trực tiếp với Bưu điện để được tư vấn, hỗ trợ cụ thể nhất.
2. Cách gửi giấy tờ qua Bưu điện an toàn, nhanh chóng
Gửi giấy tờ qua Bưu điện đơn giản nhưng vẫn cần làm đúng quy trình để đảm bảo giấy tờ đến nơi đúng người, đúng thời gian, an toàn. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần gửi
– Kiểm tra kỹ nội dung giấy tờ, ký tên/đóng dấu nếu cần.
– Đối với bản sao công chứng, nên đảm bảo giấy tờ còn hiệu lực (thường là 3–6 tháng).
– Với giấy tờ quan trọng, có thể scan lại 1 bản để lưu trước khi gửi.
Bước 2: Bảo quản giấy tờ
– Dùng bao thư dán kín hoặc túi nilon chống thấm, phòng trường hợp trời mưa hoặc va đập.
– Có thể dán thêm dòng chữ “Tài liệu – Không gập” hoặc “Giấy tờ quan trọng” bên ngoài.
Bước 3: Giao giấy tờ
– Mang giấy tờ ra bưu cục Bưu điện gần nhất hoặc yêu cầu lấy hàng tận nơi.
– Điền thông tin người gửi – gửi nhận, số điện thoại, địa chỉ đầy đủ.
Bước 4: Lựa chọn dịch vụ gửi
– Bạn có thể lựa chọn gửi hỏa tốc, chuyển phát nhanh, tiết kiệm tùy theo độ gấp.
– Với các loại giấy tờ quan trọng, khách hàng có thể lựa chọn thêm dịch vụ bảo hiểm.
Bước 5: Theo dõi đơn hàng
– Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được mã vận đơn, có thể sử dụng để tra cứu đơn hàng trên website hoặc app của Bưu điện.
3. Gửi giấy tờ qua Bưu điện mất bao lâu?
Thời gian gửi giấy tờ qua Bưu điện phụ thuộc vào loại dịch vụ mà khách hàng lựa chọn, khoảng cách vận chuyển và khu vực nhận hàng. Hiện nay, Bưu điện cung cấp nhiều hình thức vận chuyển khác nhau để đáp ứng nhu cầu gửi giấy tờ từ thông thường đến khẩn cấp.
3.1. Bưu phẩm thường (dịch vụ bưu chính cơ bản)
Đây là dịch vụ có chi phí tiết kiệm, phù hợp với các loại giấy tờ không yêu cầu giao gấp.
– Thời gian giao hàng: Từ 3 – 7 ngày tùy từng khu vực.
– Phù hợp: Phù hợp với hồ sơ thông thường hoặc tài liệu không cần xử lý gấp.
– Hạn chế: Không có mã vận đơn, khó theo dõi lộ trình đơn hàng.
3.2. Chuyển phát nhanh EMS
EMS là dịch vụ được nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn khi cần gửi giấy tờ quan trọng.
– Thời gian giao hàng: 1 – 3 ngày tùy từng địa chỉ.
– Ưu điểm: Tốc độ nhanh hơn so với gửi thường, có mã vận đơn dễ dàng tra cứu online.
– Thích hợp với các loại giấy tờ cá nhân, giấy tờ cần giao đúng hẹn.
– Giá cước gửi hàng cao hơn gửi thường.
3.3. Dịch vụ hỏa tốc
Đối với các giấy tờ cần giao gấp như hồ sơ đấu thầu, hợp đồng hoặc hồ sơ xin việc, khách hàng có thể lựa chọn dịch vụ hỏa tốc.
– Thời gian: Giao ngay trong ngày hoặc 6 – 24 giờ tùy khoảng cách.
– Giá cước cao, chỉ áp dụng ở những thành phố lớn hoặc các tuyến đường có hỗ trợ.
Để đảm bảo giấy tờ đến nơi đúng thời gian mong muốn, người gửi nên lựa chọn dịch vụ phù hợp với mức độ khẩn cấp của tài liệu.
4. Giá cước gửi giấy tờ qua Bưu điện
Bưu điện có mức giá thấp so với mặt bằng chung các đơn vị chuyển phát trên thị trường. Giá cước gửi giấy tờ cụ thể hết bao nhiêu sẽ được tính dựa trên khối lượng, khoảng cách gửi, dịch vụ lựa chọn.
Bưu điện công khai bảng giá ngay trên website hoặc bạn có thể chủ động tra cứu giá cước để dự tính chi phí và lựa chọn dịch vụ phù hợp. Dưới đây là bảng giá tham khảo cho dịch vụ chuyển phát nhanh EMS:
| Khối lượng (gram) | Nội tỉnh | Nội vùng | Đà Nẵng ⇔ Hà Nội Đà Nẵng ⇔ HCM | Hà Nội ⇔ HCM | Liên vùng |
| Đến 50 | 8.000 | 9.500 | 10.500 | 10.500 | 11.000 |
| 50 – 100 | 8.000 | 13.500 | 14.500 | 14.500 | 15.000 |
| 100 – 250 | 10.000 | 17.500 | 23.000 | 23.500 | 24.500 |
| 250 – 500 | 12.500 | 25.000 | 29.500 | 30.500 | 31.500 |
| 500 – 1.000 | 15.000 | 35.000 | 43.000 | 44.000 | 46.000 |
| 1.000 – 1.500 | 18.000 | 42.000 | 55.500 | 57.000 | 59.500 |
| 1.500 – 2.000 | 21.000 | 51.000 | 62.500 | 67.000 | 71.000 |
| Mỗi 500g tiếp theo | 1.600 | 4.000 | 9.500 | 10.500 | 12.000 |
| Chỉ tiêu thời gian | 0,5 – 1 ngày | 0,5 – 1 ngày | 1 – 2 ngày | 1 – 1,5 ngày | 2 – 2,5 ngày |
Người gửi cũng có thể tra cứu thêm bảng giá ship Bưu điện mới nhất để lựa chọn dịch vụ phù hợp. Nếu là doanh nghiệp cần gửi giấy tờ thường xuyên, số lượng nhiều thì hãy liên hệ đội ngũ CSKH để nhận ưu đãi, giá cước doanh nghiệp. Hotline Bưu điện: 1900 54 54 81.
5. Những loại giấy tờ quan trọng lưu ý khi gửi Bưu điện
Bưu điện nhận gửi nhiều loại giấy tờ khác nhau, tuy nhiên một số loại giấy tờ có giá trị pháp lý hoặc giá trị sử dụng cao cần được đóng gói và lựa chọn dịch vụ phù hợp để hạn chế rủi ro.
- CCCD, giấy khai sinh, giấy tờ tùy thân: Thường được gửi giữa các thành viên hoặc phục vụ thủ tục hành chính. Nên cho vào bao thư cứng, chống thấm nước và ghi rõ thông tin để tránh thất lạc.
- Bằng cấp, chứng chỉ gốc: Các loại bằng đại học, chứng chỉ nghề nghiệp hoặc chứng chỉ ngoại ngữ khó cấp lại nếu bị mất. Vì vậy, cần niêm phong cẩn thận và giữ biên nhận vận chuyển đến lúc người nhận xác nhận nhận được giấy tờ.
- Hồ sơ xin việc, hồ sơ du học: Những bộ hồ sơ này thường có yêu cầu về thời gian tiếp nhận. Do đó, nên gửi sớm hoặc sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh nếu cần giao đúng hạn.
Nhìn chung, nếu gửi giấy tờ quan trọng hãy đảm bảo đóng bọc cẩn thận, sử dụng dịch vụ phù hợp và giữ lại biên nhận để đối soát. Đọc thêm hướng dẫn gửi giấy tờ quan trọng qua Bưu điện để gửi nhanh, an toàn, tránh chậm trễ.
6. Câu hỏi thường gặp khi gửi giấy tờ
Có. Bưu điện nhận gửi nhiều loại giấy tờ cá nhân như CCCD, giấy khai sinh hoặc hộ khẩu. Tuy nhiên, người gửi nên đóng gói cẩn thận và ghi đầy đủ thông tin người nhận.
Thông thường, Bưu điện không yêu cầu công chứng giấy tờ trước khi gửi. Tuy nhiên, trong một số thủ tục hành chính hoặc hồ sơ pháp lý, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu bản sao công chứng hợp lệ.
Sau khi gửi hàng, khách hàng có thể sử dụng mã vận đơn để tra cứu trạng thái giao nhận trên hệ thống của Bưu điện.
Người gửi nên liên hệ ngay với tổng đài hoặc bưu cục nơi gửi để được hỗ trợ tra cứu và xử lý khiếu nại theo quy định.
Gửi giấy tờ qua Bưu điện là lựa chọn an toàn – tiết kiệm – tiện lợi cho mọi nhu cầu cá nhân và công việc. Chỉ cần chọn đúng dịch vụ, đóng gói cẩn thận và ghi rõ thông tin, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng giấy tờ sẽ được chuyển đến tay người nhận một cách nhanh chóng. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với Bưu điện bạn nhé!
