Khi cần gửi hợp đồng, bằng cấp, hồ sơ, hoặc các loại giấy tờ quan trọng đến nơi xa, nhiều người thường chọn gửi qua bưu điện vì sự tiện lợi và độ tin cậy cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy trình gửi giấy tờ bưu điện cần chuẩn bị những gì, giá cước bao nhiêu, thời gian nhận mất bao lâu… Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp tất tần tật các thắc mắc xoay quanh việc gửi giấy tờ qua Bưu điện – từ cách gửi nhanh chóng, bảo mật đến bảng giá mới nhất, đảm bảo bạn hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ.
1. Có thể gửi những loại giấy tờ qua Bưu điện?
Hiện nay Bưu điện nhận gửi đa dạng loại giấy tờ phục vụ mọi nhu cầu của cá nhân, doanh nghiệp và cơ quan Nhà nước. Một số loại giấy tờ phổ biến có thể gửi qua Bưu điện bao gồm:
– Hồ sơ, bằng cấp, chứng chỉ, giấy tờ công chứng,…
– Các loại giấy tờ tùy thân: CCCD, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh,…
– Hồ sơ hành chính, công chứng: Hợp đồng, giấy tờ ủy quyền, văn bản pháp lý, giấy xác nhận,…
– Hồ sơ du học, định cư: Hồ sơ xin visa, thư mời, thư bảo lãnh,…
– Các loại giấy tờ doanh nghiệp: Hợp đồng kinh tế, hóa đơn, chứng từ giao dịch,…
Đối với một số loại giấy tờ gốc có giá trị pháp lý cao như sổ đỏ, bằng đại học bản gốc, hộ chiếu,…, bạn nên liên hệ trực tiếp với Bưu điện để được tư vấn, hỗ trợ cụ thể nhất.
2. Cách gửi giấy tờ qua Bưu điện an toàn, nhanh chóng
Gửi giấy tờ qua Bưu điện đơn giản nhưng vẫn cần làm đúng quy trình để đảm bảo giấy tờ đến nơi đúng người, đúng thời gian, an toàn. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần gửi
– Kiểm tra kỹ nội dung giấy tờ, ký tên/đóng dấu nếu cần.
– Đối với bản sao công chứng, nên đảm bảo giấy tờ còn hiệu lực (thường là 3–6 tháng).
– Với giấy tờ quan trọng, có thể scan lại 1 bản để lưu trước khi gửi.
Bước 2: Bảo quản giấy tờ
– Dùng bao thư dán kín hoặc túi nilon chống thấm, phòng trường hợp trời mưa hoặc va đập.
– Có thể dán thêm dòng chữ “Tài liệu – Không gập” hoặc “Giấy tờ quan trọng” bên ngoài.
Bước 3: Giao giấy tờ
– Mang giấy tờ ra bưu cục Bưu điện gần nhất hoặc yêu cầu lấy hàng tận nơi.
– Điền thông tin người gửi – gửi nhận, số điện thoại, địa chỉ đầy đủ.
Bước 4: Lựa chọn dịch vụ gửi
– Bạn có thể lựa chọn gửi hỏa tốc, chuyển phát nhanh, tiết kiệm tùy theo độ gấp.
– Với các loại giấy tờ quan trọng, khách hàng có thể lựa chọn thêm dịch vụ bảo hiểm.
Bước 5: Theo dõi đơn hàng
– Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được mã vận đơn, có thể sử dụng để tra cứu đơn hàng trên website hoặc app của Bưu điện.
3. Các hình thức gửi giấy tờ qua Bưu điện phổ biến
Tùy vào độ gấp của giấy tờ cũng như địa điểm gửi – giao hàng mà bạn có thể lựa chọn một trong số các gói cước sau đây:
3.1. Bưu phẩm thường (dịch vụ bưu chính cơ bản)
– Thời gian giao hàng: Từ 3 – 7 ngày tùy từng khu vực.
– Ưu điểm: Chi phí rẻ, phù hợp với các giấy tờ không gấp.
– Hạn chế: Không có mã vận đơn, khó theo dõi lộ trình đơn hàng.
3.2. Chuyển phát nhanh EMS
– Thời gian giao hàng: 1 – 3 ngày tùy từng địa chỉ.
– Ưu điểm: Tốc độ nhanh hơn so với gửi thường, có vận đơn, dễ dàng tra cứu online.
– Thích hợp với các loại giấy tờ cá nhân, giấy tờ cần giao đúng hẹn.
– Giá cước gửi hàng cao hơn gửi thường.
3.3. Dịch vụ hỏa tốc
– Thời gian: Giao ngay trong ngày hoặc 6 – 12h tùy khoảng cách.
– Giá cước cao, chỉ áp dụng ở những thành phố lớn hoặc các tuyến đường có hỗ trợ.
– Phù hợp với các đơn giấy tờ cực kỳ quan trọng, cần nhanh như hợp đồng, giấy tờ đấu thầu,..
4. Giá cước gửi giấy tờ qua Bưu điện
Bưu điện có mức giá thấp so với mặt bằng chung các đơn vị chuyển phát trên thị trường. Giá cước gửi giấy tờ cụ thể hết bao nhiêu sẽ được tính dựa trên khối lượng, khoảng cách gửi, dịch vụ lựa chọn.
Bưu điện công khai bảng giá ngay trên website hoặc bạn có thể chủ động tra cứu giá cước để dự tính chi phí và lựa chọn dịch vụ phù hợp. Dưới đây là bảng giá tham khảo cho dịch vụ chuyển phát nhanh EMS:
| Khối lượng (gram) | Nội tỉnh | Nội vùng | Đà Nẵng ⇔ Hà NộiĐà Nẵng ⇔ HCM | Hà Nội ⇔ HCM | Liên vùng |
| Đến 50 | 8.000 | 9.500 | 10.500 | 10.500 | 11.000 |
| 50 – 100 | 8.000 | 13.500 | 14.500 | 14.500 | 15.000 |
| 100 – 250 | 10.000 | 17.500 | 23.000 | 23.500 | 24.500 |
| 250 – 500 | 12.500 | 25.000 | 29.500 | 30.500 | 31.500 |
| 500 – 1.000 | 15.000 | 35.000 | 43.000 | 44.000 | 46.000 |
| 1.000 – 1.500 | 18.000 | 42.000 | 55.500 | 57.000 | 59.500 |
| 1.500 – 2.000 | 21.000 | 51.000 | 62.500 | 67.000 | 71.000 |
| Mỗi 500g tiếp theo | 1.600 | 4.000 | 9.500 | 10.500 | 12.000 |
| Chỉ tiêu thời gian | 0,5 – 1 ngày | 0,5 – 1 ngày | 1 – 2 ngày | 1 – 1,5 ngày | 2 – 2,5 ngày |
Nếu là doanh nghiệp cần gửi giấy tờ thường xuyên, số lượng nhiều thì hãy liên hệ đội ngũ CSKH để nhận ưu đãi, giá cước doanh nghiệp. Hotline Bưu điện: 1900 54 54 81.
5. Những lưu ý quan trọng khi gửi giấy tờ Bưu điện
Để tránh những sự cố phát sinh không ngờ trong quá trình gửi giấy tờ, bạn cần chú ý một số thông tin như sau:
– Nên cho giấy tờ vào bao thư dán kín, dùng túi nilon chống nước hoặc quấn màng co trước khi giao cho Bưu điện.
– Với các loại giấy tờ quan trọng, nên niêm phong bao thư, ghi chú “Tài liệu – Không gấp”.
– Có thể để thông tin CCCD khi cần gửi các giấy tờ pháp lý quan trọng.
– Nếu cần gửi giấy tờ quan trọng, hãy sử dụng dịch vụ hỏa tốc để đảm bảo thời gian cũng như độ an toàn.
– Lưu giữ lại biên nhận, chủ động theo dõi tình trạng đơn hàng để kịp thời xử lý, khiếu nại khi phát sinh sự cố.
Ngoài ra, bạn nên kiểm tra thời gian làm việc của bưu cục gần nhất để chủ động gửi sớm, tránh gửi muộn sau giờ làm việc dẫn tới chậm xử lý.
Gửi giấy tờ qua Bưu điện là lựa chọn an toàn – tiết kiệm – tiện lợi cho mọi nhu cầu cá nhân và công việc. Chỉ cần chọn đúng dịch vụ, đóng gói cẩn thận và ghi rõ thông tin, bạn hoàn toàn có thể yên tâm rằng giấy tờ sẽ được chuyển đến tay người nhận một cách nhanh chóng. Nếu cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với Bưu điện bạn nhé!
Có thể bạn quan tâm:
> Chi tiết cách gửi giấy tờ qua Viettel Post
> Giải đáp: Gửi vàng qua Bưu điện được không?