Gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội (BHXH) qua Bưu điện VNPost đang là giải pháp tiện lợi, tiết kiệm thời gian cho cá nhân và doanh nghiệp. Thay vì phải trực tiếp đến cơ quan BHXH, bạn hoàn toàn có thể nộp hồ sơ tại bưu cục gần nhất, đảm bảo an toàn và đúng quy trình.
Trong bài viết này, cùng tìm hiểu cách gửi hồ sơ BHXH qua VNPost, các loại hồ sơ áp dụng, phí dịch vụ và những lưu ý quan trọng.
1. VNPost có nhận gửi hồ sơ BHXH không?
CÓ. VNPost là đối tác chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, cung cấp dịch vụ tiếp nhận và chuyển phát hồ sơ BHXH trên toàn quốc. Dịch vụ này giúp người dân và tổ chức:
– Tiết kiệm thời gian di chuyển, chờ đợi
– Chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ, đặc biệt với những hồ sơ cần nộp nhiều lần
– Hạn chế tiếp xúc đông người, phù hợp trong bối cảnh chuyển đổi số
Các bưu cục VNPost cấp huyện trở lên thường được phân công làm điểm tiếp nhận hồ sơ BHXH trực tiếp.
2. Các loại hồ sơ BHXH có thể gửi qua VNPost
VNPost hiện là đối tác chính thức của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong việc thu nhận và chuyển phát hồ sơ BHXH trên toàn quốc. Tùy theo đối tượng (cá nhân hay tổ chức), bạn có thể gửi các loại hồ sơ như sau:
2.1. Đối với cá nhân
1️ Hồ sơ cấp mới, đổi, cấp lại sổ BHXH hoặc thẻ BHYT
– Trường hợp mất, hỏng, thay đổi thông tin cá nhân trên sổ/thẻ
– Mẫu cần thiết: TK1-TS, CMND/CCCD, đơn đề nghị
2️⃣ Hồ sơ hưởng BHXH một lần
– Dành cho người lao động đã nghỉ việc đủ điều kiện nhận BHXH 1 lần
– Gồm: Sổ BHXH, đơn đề nghị hưởng (Mẫu 14-HSB), CMND/CCCD
3️⃣ Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức
– Áp dụng cho người lao động nghỉ việc do bệnh, thai sản có xác nhận y tế
4️⃣ Hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp
– Hồ sơ gồm: Đơn đề nghị, sổ BHXH, CMND/CCCD, quyết định nghỉ việc…
5️⃣ Hồ sơ tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình
– Hồ sơ đăng ký mới hoặc điều chỉnh thông tin tham gia
– Kèm tờ khai TK1-TS, giấy tờ nhân thân, sổ hộ khẩu/KT3
2.2. Đối với doanh nghiệp
1️⃣ Tờ khai tham gia BHXH, BHYT cho người lao động mới
Mẫu D02-TS và bảng kê thông tin người lao động
2️⃣ Hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động
Khi có nhân sự mới hoặc người lao động nghỉ việc
3️⃣ Hồ sơ điều chỉnh thông tin BHXH
Ví dụ: sai họ tên, ngày sinh, số sổ…
4️⃣ Hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động
Thai sản, nghỉ hưu, nghỉ việc, tai nạn lao động…
5️⃣ Hồ sơ chốt sổ BHXH khi chấm dứt HĐLĐ
Gửi cho BHXH để xác nhận quá trình tham gia và trả sổ
6️⃣ Hồ sơ truy thu hoặc hoàn trả tiền BHXH
Trong trường hợp tính sai mức đóng, thời gian đóng…
Lưu ý: Một số loại hồ sơ yêu cầu công chứng, chữ ký trực tiếp hoặc bản gốc – bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu cụ thể trên website BHXH hoặc liên hệ tổng đài trước khi gửi.
3. Cách gửi hồ sơ BHXH qua VNPost
Với những ai băn khoăn về quy trình gửi hồ sơ BHXH qua Bưu điện thì có thể tham khảo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
– Kiểm tra đủ giấy tờ, đúng mẫu biểu do BHXH quy định (có thể in từ https://baohiemxahoi.gov.vn)
– Kẹp hồ sơ gọn gàng, không dán kín phong bì để nhân viên bưu điện kiểm tra xác nhận nội dung
Bước 2: Gửi hồ sơ tại bưu cục gần nhất
– Mang theo CCCD hoặc giấy giới thiệu (nếu nộp cho đơn vị)
– Thông báo rõ bạn muốn gửi hồ sơ BHXH (chuyển phát theo thỏa thuận giữa VNPost – BHXH)
Bước 3: Giao hồ sơ – Nhận biên nhận
– Nhân viên tại bưu cục sẽ kiểm tra và xác nhận loại hồ sơ
– Sau đó sẽ cung cấp biên nhận gửi hồ sơ, có mã tra cứu
– Một số hồ sơ sẽ được xử lý tại bưu cục, một số sẽ được chuyển tới cơ quan BHXH để xử lý
Bước 4: Theo dõi kết quả
Bạn có thể theo dõi tiến trình xử lý thông qua:
– Cổng Dịch vụ công BHXH: https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
– Hotline BHXH: 1900 9068
4. Cước phí gửi hồ sơ BHXH qua VNPost
Hầu hết dịch vụ gửi hồ sơ BHXH qua bưu điện được miễn phí hoặc thu mức phí rất thấp, tùy loại hồ sơ và phạm vi chuyển phát:
| Loại hồ sơ | Phí tham khảo |
| Hồ sơ cá nhân (nội tỉnh) | 0 – 15.000đ/lượt |
| Hồ sơ cá nhân (liên tỉnh) | 15.000 – 25.000đ/lượt |
| Hồ sơ doanh nghiệp | Theo số lượng hồ sơ |
Lưu ý: Nếu bạn đăng ký nộp – trả kết quả tại nhà (đặc biệt ở vùng sâu, vùng xa), có thể có thêm phụ phí giao tận nơi.
5. Cần lưu ý những gì khi gửi hồ sơ BHXh qua Bưu điện
– Không gửi hồ sơ sai mẫu, thiếu chữ ký, thiếu bản photo công chứng nếu được yêu cầu
– Luôn giữ lại biên nhận gửi hồ sơ để tra cứu và làm việc khi cần bổ sung
– Nên ghi chú rõ bên ngoài: “Hồ sơ BHXH – không gấp” hoặc “Hồ sơ BHXH – xử lý khẩn” để bưu tá phân loại nhanh
– Với đơn vị sử dụng lao động: nên tập hợp gửi hồ sơ định kỳ, đăng ký làm đối tác với VNPost để được hỗ trợ tốt hơn
Link tải các biểu mẫu hồ sơ BHXH thường dùng
Khi gửi hồ sơ BHXH qua Bưu điện, bạn có thể chuẩn bị trước các biểu mẫu cần thiết theo từng loại hồ sơ. Dưới đây là một số mẫu phổ biến kèm link tải trực tiếp từ trang chính thức của BHXH Việt Nam:
1. Mẫu TK1-TS – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (cho cá nhân)
🔗 Tải tại đây
2. Mẫu 14-HSB – Đơn đề nghị hưởng BHXH một lần
🔗 Tải tại đây
3. Mẫu D02-TS – Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (cho tổ chức)
🔗 Tải tại đây
4. Mẫu 01B-HSB – Hồ sơ giải quyết chế độ ốm đau, thai sản
🔗 Tải tại đây
5. Mẫu đề nghị cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT
🔗 Tải tại đây
Gửi hồ sơ BHXH qua VNPost là lựa chọn tiện lợi, minh bạch, và phù hợp với xu hướng chuyển đổi số hiện nay. Dù là cá nhân hay doanh nghiệp, bạn đều có thể dễ dàng nộp hồ sơ mà không cần trực tiếp đến cơ quan BHXH. Đừng quên kiểm tra lại giấy tờ thật kỹ và giữ biên nhận để quá trình xử lý diễn ra suôn sẻ nha!
Có thể bạn quan tâm:
> Từ A-Z cách gửi thư đảm bảo qua Bưu điện
> Những lưu ý khi gửi bưu phẩm từ TPHCM ra Hà Nội
