Khi gửi hàng qua Bưu điện, chỉ cần ghi thiếu số điện thoại, sai địa chỉ hoặc điền thiếu thông tin trên phiếu gửi cũng có thể khiến đơn hàng bị giao chậm, hoàn hàng hoặc thất lạc. Đặc biệt với các đơn hàng COD, việc ghi sai thông tin còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thu hộ và đối soát tiền hàng.
Vậy cách ghi thông tin gửi hàng qua Bưu điện như thế nào cho đúng? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách điền thông tin người gửi, người nhận, mã COD và các lưu ý quan trọng giúp quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn.
1. Vì sao cần ghi đúng thông tin gửi hàng qua Bưu điện?
Nhiều đơn hàng bị giao chậm hoặc hoàn về không phải do đơn vị vận chuyển xử lý chậm mà đến từ việc người gửi ghi thiếu hoặc sai thông tin trên phiếu gửi. Chỉ cần thiếu số điện thoại người nhận, ghi sai tên phường/xã hoặc viết địa chỉ quá ngắn gọn, bưu tá đã có thể gặp khó khăn trong quá trình phát hàng.
Đối với các đơn hàng gửi liên tỉnh, đặc biệt là tuyến Hà Nội – TP.HCM hoặc các đơn hàng COD, việc ghi thông tin chính xác càng quan trọng hơn vì hàng hóa thường phải đi qua nhiều điểm trung chuyển. Người gửi nên kiểm tra kỹ họ tên, số điện thoại và địa chỉ trước khi bàn giao kiện hàng cho bưu cục để hạn chế tình trạng thất lạc hoặc phát không thành công.
Trong trường hợp chưa quen với quy trình gửi hàng, người dùng có thể tham khảo thêm bài viết về cách ghi địa chỉ gửi hàng qua Bưu điện để biết cách trình bày địa chỉ đầy đủ và đúng chuẩn hơn.
2. Mẫu ghi thông tin gửi hàng qua Bưu điện chuẩn nhất
Khi gửi hàng qua Bưu điện, người gửi cần điền đầy đủ thông tin của cả người gửi và người nhận trên phiếu gửi hoặc trực tiếp trên kiện hàng. Một mẫu thông tin cơ bản thường bao gồm họ tên, số điện thoại và địa chỉ chi tiết.
Ví dụ:
Người gửi:
Nguyễn Văn A – 09xx xxx xxx
Số 10 ngõ 20 Trần Duy Hưng, Cầu Giấy, Hà Nội
Người nhận:
Trần Văn B – 09xx xxx xxx
125 Nguyễn Kiệm, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
Nếu gửi hàng thu hộ COD, người gửi cần ghi thêm số tiền cần thu và kiểm tra lại thông tin thanh toán trước khi xác nhận đơn hàng. Với những kiện hàng dễ vỡ hoặc hàng giá trị cao, nên bổ sung thêm ghi chú như “Hàng dễ vỡ”, “Không xếp chồng ” hoặc “Kiểm tra kỹ trước khi giao”.
Phần thông tin nên được viết rõ ràng, hạn chế viết tắt để nhân viên bưu cục dễ kiểm tra và hỗ trợ xử lý nhanh hơn trong quá trình vận chuyển.
3. Cách ghi thông tin gửi hàng qua Bưu điện đúng chuẩn
Về cơ bản, các phiếu gửi hàng hoặc các biểu mẫu điền thông tin gửi hàng qua Bưu điện đều khá rõ ràng, người gửi có thể điền theo các mục trên đó. Cụ thể:
Các thông tin cần thiết trên phiếu gửi hàng
Dưới đây là những thông tin cần thiết, quan trọng mà bạn sẽ cần có trên phiếu gửi hàng:
– Thông tin người gửi: Tên, có thể gồm cả địa chỉ nhưng bắt buộc phải có số điện thoại
– Thông tin người nhận: Tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận
– Tiền thu hộ: Nếu bạn gửi đơn hàng theo dạng ship COD
– Mã vận đơn: Nếu bạn đã tạo đơn hàng thành công trên hệ thống nhưng không muốn in phần phiếu gửi hàng ra.
Nếu thường xuyên gửi hàng liên tỉnh, bạn có thể thêm kinh nghiệm đóng gói và gửi hàng đi tỉnh qua Bưu điện để hạn chế lỗi phát sinh trong quá trình vận chuyển.
Quy định về cách ghi thông tin gửi hàng Bưu điện
Theo quy định của Bưu điện, khi ghi các thông tin về đơn hàng, bạn cần chú ý các yêu cầu sau:
– Sử dụng ngôn ngữ chính thức của quốc gia để viết địa chỉ, tránh sử dụng các ký tự, ngôn ngữ không được chấp nhận.
– Ghi rõ tên người nhận, số nhà, tên đường, quận/huyện, thành phố/tỉnh, quốc gia.
– Nếu cần thiết, bạn có thể ghi thêm các thông tin khác như số điện thoại, tên công ty, tên người liên hệ,…
– Sử dụng chữ in hoa để viết tên người nhận và tên đường để tránh nhầm lẫn.
– Tránh viết địa chỉ trên phía trước hoặc phía sau của bưu phẩm, nên viết địa chỉ ở phía trên trái hoặc phía dưới bên phải của bưu phẩm.
– Nếu gửi hàng ngoại thành, địa chỉ cần phải ghi rõ huyện/xã. Nếu gửi hàng đi nước ngoài cần phải ghi rõ tên đất nước, mã bưu chính và số điện thoại của người nhận.
4. Những lỗi thường gặp khi ghi phiếu gửi hàng
Một trong những lỗi phổ biến nhất là ghi thiếu số điện thoại người nhận hoặc ghi sai địa chỉ phường/xã. Đây là nguyên nhân khiến nhiều đơn hàng bị giao chậm hoặc hoàn về dù hàng đã đến đúng khu vực phát.
Ngoài ra, không ít người sử dụng chữ viết quá nhỏ, viết bằng bút dễ lem mực hoặc dán thông tin lên vị trí dễ bong tróc trong quá trình vận chuyển. Với các kiện hàng đường dài hoặc vận chuyển nhiều chặng, thông tin bị mờ có thể khiến bưu cục khó quét và phân loại hàng hóa.
Một lỗi khác thường gặp ở đơn COD là ghi nhầm số tiền thu hộ hoặc không ghi rõ người thanh toán cước phí. Điều này dễ gây tranh cãi khi giao hàng và ảnh hưởng đến trải nghiệm của cả người gửi lẫn người nhận.
Để hạn chế các vấn đề này, người gửi nên kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi bàn giao kiện hàng và ưu tiên in phiếu gửi nếu số lượng đơn lớn.
5. Một số thông tin khác về gửi hàng qua Bưu điện
Có thể viết tay phiếu gửi hàng qua Bưu điện được không?
Người gửi hoàn toàn có thể viết tay thông tin gửi hàng nếu gửi trực tiếp tại bưu cục. Tuy nhiên, nội dung cần được trình bày rõ ràng, sạch sẽ, và dễ đọc để nhân viên Bưu điện dễ dàng kiểm tra. Nên sử dụng bút mực đậm màu, tránh viết tắt tên đường, phường/xã hoặc tỉnh thành.
Vớ những đơn hàng giá trị cao hoặc cần giao nhanh, việc in sẵn thông tin sẽ hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian
Gửi COD Bưu điện cần ghi thêm thông tin gì?
Với những đơn COD, ngoài thông tin người gửi, người nhận, người gửi cần ghi chính xác số tiền thu hộ để tránh nhầm lẫn khi giao hàng. Đây là thông tin rất quan trọng vì liên quan trực tiếp đến hoàn tiền sau khi phát hàng thành công.
Người gửi cũng cần kiểm tra nội dung hàng hóa, cước phí và hình thức thanh toán trước khi xác nhận gửi hàng. Trong trường hợp ghi sai số tiền, thiếu thông tin thanh toán thì quá trình xử lý đơn có thể kéo dài hơn bình thường.
Đối với các shop online hoặc người thường xuyên gửi COD, nên lưu lại phiếu gửi sau khi hoàn tất để tra cứu khi cần đối soát hoặc xử lý khiếu nại.
Bạn đọc có thể tham khảo thêm bài viết hướng dẫn tra cứu vận đơn Bưu điện để theo dõi trạng thái đơn hàng sau khi gửi.
6. Các câu hỏi thường gặp khi ghi thông tin gửi Bưu điện
Hiện nay đa số đơn hàng vẫn có thể gửi bình thường nếu không ghi mã bưu chính. Tuy nhiên, việc bổ sung mã ZIP code sẽ giúp hệ thống phân loại hàng hóa nhanh và chính xác hơn.
Nếu số điện thoại không chính xác, bưu tá sẽ gặp khó khăn khi liên hệ giao hàng. Trong nhiều trường hợp, đơn hàng có thể bị hoàn về do không liên lạc được với người nhận
Người gửi vẫn có thể yêu cầu hỗ trợ chỉnh sửa thông tin trong một số trường hợp, tuy nhiên thời gian xử lý sẽ phụ thuộc vào trạng thái đơn hàng và quy định của từng bưu cục.
Với nhiều loại hàng hóa, đặc biệt là kiện hàng lớn hoặc vận chuyển đường dài, người gửi nên ghi thêm thông tin cơ bản trực tiếp lên thùng hàng để hạn chế tình trạng thất lạc nếu phiếu gửi bị bong hoặc rách trong quá trình vận chuyển.
Trên đây là những giải đáp của chúng tôi về cách ghi thông tin gửi hàng qua Bưu điện. Hy vọng với những thông tin này, bạn đã hiểu rõ hơn và có thể gửi hàng nhanh chóng nhất. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với tổng đài hỗ trợ của Bưu điện!
