Bưu điện là đơn vị vận chuyển có mức độ an toàn cao, điều đó phần nào phản ánh qua tỷ lệ thất lạc hàng hóa cực thấp. Bởi vậy, rất nhiều cá nhân, tổ chức lựa chọn gửi hồ sơ qua Bưu điện. Tuy nhiên, liệu bạn đã biết cách đóng gói hồ sơ gửi Bưu điện sao cho nhanh chóng, đảm bảo chưa? Nếu chưa, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết sau đây.
1. Các loại hồ sơ gửi Bưu điện phổ biến
Hồ sơ là một trong những mặt hàng được yêu cầu vận chuyển nhiều. Trong số đó, các loại hồ sơ phổ biến gửi qua Bưu điện bao gồm:
– Hồ sơ giao dịch: các giấy tờ giao dịch hành chính được tiếp nhận qua đường Bưu điện. Chẳng hạn như: giấy tờ đất đai, hồ sơ BHXH, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp…
– Hồ sơ tài liệu: các giao dịch bằng thư tín, tài liệu giữa các cá nhân với nhau.
– Hồ sơ xét tuyển: giấy tờ bắt buộc mà các trường Đại học, Cao đẳng yêu cầu thí sinh nộp để đối chiếu xét tuyển đầu vào. Hình thức gửi hồ sơ xét tuyển qua Bưu điện đã được áp dụng trong nhiều năm nay.
– Các loại hồ sơ khác: hồ sơ visa…
2. Cách đóng gói hồ sơ gửi Bưu điện an toàn, bảo mật
Hồ sơ chứa nhiều thông tin quan trọng nên yêu cầu tính bảo mật cao. Trong quá trình vận chuyển, hồ sơ sẽ phải trải qua nhiều quy trình khác nhau. Việc đóng gói hồ sơ đúng cách giúp đảm bảo hồ sơ không bị hư hỏng, mất mát trong quá trình này. Ngoài ra, đóng gói đúng cách cũng giúp ngăn chặn người lạ tự ý can thiệp hay xem thông tin trong hồ sơ của bạn.
Việc đóng gói hồ sơ không quá khó, dưới đây là một vài lưu ý mà chúng tôi nghĩ sẽ hiệu quả
Chọn bao thư hoặc thùng carton có kích thước phù hợp
Việc chọn bao thư hoặc hộp carton có kích thước phù hợp không chỉ bảo vệ tính nguyên vẹn mà còn giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển.
– Nếu hồ sơ của bạn nhỏ, bạn có thể chọn bao thư cỡ nhỏ vừa vặn để bảo vệ tập tài liệu.
– Nếu hồ sơ có kích thước lớn hơn, bao gồm nhiều giấy tờ, bạn nên đựng chúng trong hộp carton cỡ vừa. Lựa chọn hộp carton cung cấp không gian đủ lớn để chứa đựng tài liệu một cách an toàn và chắc chắn. Điều này giúp tránh được tình trạng giấy tờ bị biến dạng, gập méo trong quá trình vận chuyển.
Đóng gói và cố định bưu gửi
Để đảm bảo an toàn cho hồ sơ, bạn cần tiến hành bước đóng gói một cách kỹ lưỡng. Trước hết, bạn cần xếp hồ sơ ngay ngắn trong bao thư hoặc hộp carton. Đảm bảo chúng được sắp xếp một cách chặt chẽ và không bị chật để tránh tình trạng giấy tờ bị móp méo hoặc nhàu nát. Sau đó, tiến hành cố định chúng lại. Bạn có thể sử dụng băng keo hoặc dây buộc để cố định, ngăn chặn việc tài liệu lỏng lẻo.
Đa số các tài liệu hồ sơ bằng giấy đều rất dễ bị móp méo hoặc nhàu nát nếu bị tác động lớn từ bên ngoài. Do vậy, bạn nên lựa chọn những loại bao bì dày, có chất lượng bảo vệ tốt, đây là điểm quan trọng cần lưu ý trong cách đóng gói hồ sơ gửi bưu điện đảm bảo an toàn.
Ngoài ra, sử dụng thêm tem niêm phong ở phần đóng mở của tập hồ sơ để tăng thêm tính bảo mật. Nếu có ai đó cố ý mở tài liệu của bạn ra, lúc kiểm tra hàng bạn có thể dễ dàng nhận ra. Tem niêm phong cũng cung cấp chứng cứ cần thiết nếu bạn cần làm việc lại với dịch vụ vận chuyển về bất kỳ vấn đề an ninh hoặc bất thường nào.
Gắn nhãn địa chỉ và tem Bưu điện
Sau khi hoàn tất việc đóng gói, việc tiếp theo là niêm phong hồ sơ và gắn nhãn địa chỉ cũng như tem Bưu điện lên bề mặt bưu gửi. Hãy đảm bảo thông tin địa chỉ được ghi rõ ràng, chính xác, dễ đọc để quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi.
Bên cạnh đó, sử dụng tem Bưu điện để đảm bảo bưu phẩm được chuyển phát theo đúng hình thức và đích đến.
3. Bao lâu thì nhận được hồ sơ gửi Bưu điện?
Nếu gửi hồ sơ qua Bưu điện thì bao lâu sẽ nhận được? Đây ắt hẳn là thắc mắc của rất nhiều khách hàng. Thời gian chính xác sẽ còn phụ thuộc vào một vài yếu tố như địa chỉ lấy và giao hàng, dịch vụ lựa chọn…
Hiện tại, bạn có thể lựa chọn một trong số các gói dịch vụ tại Bưu điện như sau:
– Chuyển phát nhanh EMS: Bạn có thể lựa chọn gói chuyển phát nhanh EMS nếu hồ sơ cần giao thuộc diện khẩn cấp. Theo đó đơn hàng có thể giao trong vòng 1 ngày. Thời gian có thể cộng thêm 1 – 2 ngày tùy theo khu vực.
– Bưu phẩm thường: Tùy theo địa chỉ mà thời gian giao hồ sơ có thể mất từ 5 – 7 ngày, những đơn hàng sau giờ yêu cầu sẽ được giao trong ngày kế tiếp.
– Bưu phẩm đảm bảo: Dịch vụ chấp nhận vận chuyển và phát hồ sơ đến địa chỉ nhận mà bưu gửi sẽ gắn số hiệu để theo dõi, định vị.
4. Xử lý thế nào nếu hồ sơ bị mất, thất lạc?
Như đã đề cập, hồ sơ là mặt hàng có tính bảo mật cao bởi liên quan đến thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp. Nếu không may trong quá trình vận chuyển xảy ra sự cố thì bạn cần xử lý thế nào?
– Liên hệ đến hotline Bưu điện hoặc hotline chi nhánh khu vực: Hãy liên hệ qua số hotline 1900 54 54 81 để được nhân viên hướng dẫn thủ tục để xử lý. Để đảm bảo tỷ lệ xử lý sự cố cao, bạn có thể đến ngay bưu cục để được hỗ trợ tốt nhất.
– Đối chiếu vận đơn: Cung cấp các thông tin liên quan đến đơn hàng. Nếu có phiếu thu thì đây sẽ là giấy tờ quan trọng để đối chiếu.
– Thỏa thuận đền bù: Sau khi Bưu điện xác nhận sự cố thì sẽ tiến hành đền bù dựa trên thỏa thuận giữa hai bên. Việc đền bù sẽ diễn ra trong vòng 30 ngày (kể từ ngày thỏa thuận).
Hy vọng những thông tin về cách đóng gói hồ sơ gửi Bưu điện trên đây sẽ hữu ích cho những ai đang quan tâm. Đóng bọc luôn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được giao nhận nguyên vẹn, an toàn. Do vậy, hãy đặc biệt chú ý nhé!
Có thể bạn quan tâm:
> Hướng dẫn cách gửi hàng qua Bưu điện chi tiết từ A-Z
