Gửi giấy tờ qua Bưu điện là lựa chọn quen thuộc của nhiều cá nhân và doanh nghiệp nhờ tính an toàn, tiết kiệm và dễ theo dõi. Dù bạn cần gửi hồ sơ, hợp đồng, chứng từ hay giấy tờ cá nhân quan trọng, dịch vụ của Bưu điện đều đáp ứng nhanh chóng với nhiều gói chuyển khác nhau.
Để giúp bạn gửi giấy tờ đúng cách – đúng dịch vụ – đúng thời gian, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách gửi giấy tờ qua Bưu điện, từ khâu chuẩn bị đến nhận hàng kèm thông tin về thời gian và cước phí.
1. Các cách gửi giấy tờ qua Bưu điện
Khi gửi giấy tờ, Bưu điện cung cấp nhiều lựa chọn phù hợp với nhu cầu về tốc độ, an toàn và chi phí. Dưới đây là các hình thức phổ biến:
1.1. Gửi thường (Standard Mail)
– Đặc điểm: Giá rẻ, thời gian giao từ 1–3 ngày tùy khoảng cách,
– Phù hợp: Giấy tờ không cần quá gấp.
– Lưu ý: Không có mã tra cứu chi tiết từng bước, nên giữ lại biên lai để đối chiếu.
1.2. Chuyển phát nhanh EMS
– Đặc điểm: Thời gian gửi giấy tờ nhanh hơn, thường chỉ mất 1 ngày trong nội tỉnh và 1–2,5 ngày liên tỉnh, có mã vận đơn theo dõi online.
– Phù hợp: Giấy tờ quan trọng cần gửi đến nơi nhanh ví dụ như hợp đồng, hồ sơ, giấy tờ chứng thực.
– Chi phí cao hơn gửi thường nhưng đảm bảo an toàn và theo dõi được hành trình.
1.3. Hỏa tốc
Là dịch vụ được ưu tiên vận chuyển nhanh nhất, giao ngay trong 24 giờ tại các thành phố lớn. Phù hợp giấy tờ cực kỳ quan trọng, cần đến tay người nhận gấp.
Đây là dịch vụ có cước phí cao nhất, đảm bảo an toàn.
Nếu không chắc chọn dịch vụ nào, bạn có thể hỏi trực tiếp nhân viên Bưu điện, họ sẽ tư vấn dựa trên giá trị và khoảng cách gửi.
2. Hướng dẫn chi tiết cách gửi giấy tờ qua Bưu điện
Trước khi mang giấy tờ ra bưu cục, bạn nên chuẩn bị sẵn các thông tin người gửi và người nhận để quá trình làm thủ tục diễn ra nhanh gọn hơn. Dưới đây là các bước gửi giấy tờ qua Bưu điện mà bạn có thể thực hiện dễ dàng:
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ cần gửi
Gom giấy tờ cùng bộ, xếp phẳng, không để nhăn hoặc gấp mép. Với hồ sơ gốc hoặc giấy tờ quan trọng (bằng cấp, giấy tờ công chứng,…) nên bọc trong túi nilon hoặc bìa cứng trước khi bỏ vào trong phong bì. Hãy chọn phong bì phù hợp, phong bì cứng cáp, có nắp dán kín hoặc phong bì chuyên dụng của Bưu điện.
Ghi đầy đủ thông tin, bao gồm: Họ tên, số điện thoại, địa chỉ người gửi, người nhận. Nếu gửi nhiều bộ giấy tờ, hãy dán nhãn riêng từng bộ để tránh nhầm lẫn.
Bước 2: Mang giấy tờ đến bưu cục gần nhất
Bạn có thể tra cứu bưu cục Bưu điện gần nhất trên website hoặc Google Maps. Khi đến nơi, xuất trình giấy tờ tùy thân nếu cần đối chiếu. Nhân viên Bưu điện sẽ kiểm tra phong bì và giấy tờ, hỗ trợ cân đo và nhập thông tin lên hệ thống, cũng như tư vấn gói dịch vụ phù hợp nếu bạn chưa chọn trước.
Bước 3: Thanh toán và nhận phiếu hàng
Thanh toán cước phí theo dịch vụ đã lựa chọn. Nhận biên lai và mã vận đơn để tra cứu trạng thái gửi giấy tờ. Lưu ý giữ phiếu gửi hàng cẩn thận, đây là bằng chứng nếu không may sảy ra sự cố.
Bước 4: Theo dõi hành trình và xác nhận đơn hàng
Khách hàng có thể nhập mã vận đơn vào website hoặc ứng dụng của Bưu điện để tra cứu. Khi giấy tờ được người nhận, trạng thái sẽ hiển thị “Đã giao thành công”.
Nếu gửi giấy tờ đặc biệt quan trọng, hãy liên hệ với người nhận ngay sau khi gửi để yên tâm.
3. Thời gian & chi phí gửi tờ qua Bưu điện
Khi gửi giấy tờ, ngoài việc chuẩn bị và đóng gói cẩn thận, nắm rõ thời gian giao hàng và chi phí cũng rất quan trọng. Tùy theo khoảng cách, trọng lượng và loại dịch vụ mà giấy tờ của bạn sẽ đến tay người nhận nhanh hay chậm, chi phí cao hay thấp.
Dưới đây là thông tin chi tiết giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp, đảm bảo giấy tờ được gửi nhanh, an toàn và tiết kiệm chi phí.
3.1. Thời gian gửi giấy tờ
Mỗi dịch vụ có thời gian giao hàng dự kiến khác nhau:
| Loại dịch vụ | Nội tỉnh | Nội vùng | Cận vùng | Cách vùng |
| Gửi thường | 1–2 ngày | 2–3 ngày | 3–5 ngày | 3–5 ngày |
| EMS tiêu chuẩn | 12–24 giờ | 12–24 giờ | 1–2 ngày | 2–2,5 ngày |
| EMS hỏa tốc / ưu tiên | 6–12 giờ | 12–24 giờ | 1–1,5 ngày | 1–1,5 ngày |
Nếu gửi giấy tờ quan trọng hoặc cần gấp, chọn dịch vụ hỏa tốc và gửi trước 11h sáng để kịp chuyến vận chuyển trong ngày.
3.2. Giá cước gửi giấy tờ
Bưu điện luôn được đánh giá là đơn vị có mức giá ưu đãi so với mặt bằng chung. Tùy theo khu vực gửi giấy tờ, khối lượng cũng như gói dịch vụ mà mức giá sẽ khác nhau. Dưới đây là bảng giá tham khảo dịch vụ EMS tài liệu:
| Khối lượng (gram) | Nội tỉnh 1 | Nội tỉnh 2 | Nội vùng | Đà Nẵng ⇔ Hà Nội/ TP.HCM | Hà Nội ⇔ TP.HCM | Liên vùng |
| Đến 50 | 8.000 | 9.100 | 9.500 | 10.500 | 10.500 | 11.000 |
| 50 – 100 | 8.000 | 12.900 | 13.500 | 14.500 | 14.500 | 15.000 |
| 100 – 250 | 10.000 | 16.700 | 17.500 | 23.000 | 23.500 | 24.500 |
| 250 – 500 | 12.500 | 23.800 | 25.000 | 29.500 | 30.500 | 31.500 |
| 500 – 1.000 | 15.000 | 33.300 | 35.000 | 43.000 | 44.000 | 46.000 |
| 1.000 – 1.500 | 18.000 | 39.900 | 42.000 | 55.500 | 57.000 | 59.500 |
| 1.500 – 2.000 | 21.000 | 48.500 | 51.000 | 62.500 | 67.000 | 71.000 |
Bảng giá trên đây chỉ mang tính chất tham khảo. Khách hàng có thể chủ động tra cứu giá cước trên website, hoặc ứng dụng của VNPost. Nếu gửi giấy tờ giá trị cao nên mua bảo hiểm hàng hóa.
4. Một vài lưu ý khi gửi giấy tờ qua Bưu điện
Để giấy tờ được gửi an toàn, nguyên vẹn và đến đúng người nhận, bạn nên lưu ý một vài điểm quan trọng dưới đây:
– Bọc chống ẩm và niêm phong kỹ lưỡng: Dù là gửi trong tỉnh hay liên tỉnh thì việc cho giấy tờ vào túi nilon hoặc phong bì có lớp chống nước giúp tránh rách trong quá trình vận chuyển.
– Khai báo loại hàng: Khi làm thủ tục, chọn mục “Tài liệu, giấy tờ” để Bưu điện xử lý đúng tuyến, tránh kiểm tra nhầm như hàng hóa. Không để tiền mặt, thẻ ngân hàng trong phong bì giấy tờ.
– Chọn thời điểm gửi hợp lý: Nến gửi trước 11h sáng hoặc gửi đầu tuần để được xử lý sớm, tránh dồn hàng khiến thời gian bị chậm.
Gửi giấy tờ qua Bưu điện không hề phức tạp nếu bạn nắm rõ các bước thực hiện, lựa chọn dịch vụ phù hợp và lưu ý đóng gói cẩn thận. Với hệ thống bưu cục trải dài toàn quốc, VNPost giúp bạn gửi hồ sơ, hợp đồng hay giấy tờ cá nhân đến mọi nơi một cách nhanh chóng và an toàn.
Hy vọng với những thông tin về cách gửi giấy tờ qua Bưu điện trên đây bạn sẽ chọn được dịch vụ tối ưu nhất cho nhu cầu của mình nhé!
Có thể bạn quan tâm:
> Cách đóng gói hàng gửi Bưu điện an toàn, đúng chuẩn
> Cập nhật giá cước vận chuyển Bưu điện mới nhất