Bưu điện là đơn vị vận chuyển lâu năm và uy tín trên thị trường. Dịch vụ gửi hàng Bưu điện được khách hàng đánh giá cao bởi sự đa dạng, giá cước rẻ cũng như độ phủ sóng rộng khắp. Các dịch vụ chuyển phát chính tại Bưu điện bao gồm: chuyển phát nhanh EMS, Bưu phẩm thường và Bưu phẩm đảm bảo. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ giới thiệu chi tiết cách gửi thư đảm bảo qua Bưu điện cho những ai quan tâm. Cùng theo dõi nhé!
1. Gửi thư đảm bảo qua Bưu điện như thế nào?
Nếu cần gửi các loại giấy tờ, hồ sơ hoặc thư từ quan trọng, bạn có thể sử dụng dịch vụ thư đảm bảo của Bưu điện để tăng khả năng theo dõi và hạn chế thất lạc trong quá trình vận chuyển.
Thư bảo đảm là thư được gửi với dịch vụ ghi số. Khi gửi thư đảm bảo, bưu gửi sẽ được tiếp nhận, xử lý và phát theo quy trình riêng. Người gửi sẽ nhận được biên nhận có mã vận đơn để tra cứu hành trình thư từ sau khi hoàn tất thủ tục gửi. Nhãn số hiệu thư ghi số thường mang chữ R (ví dụ: RM123456VN).
Tại Bưu điện, dịch vụ thư đảm bảo hay bưu phẩm đảm bảo là dịch vụ chấp nhận, vận chuyển và phát bưu phẩm đến địa chỉ nhận trong nước và quốc tế; bưu phẩm được gắn số hiệu để theo dõi, định vị trong quá trình chuyển phát.
Để đảm bảo thư được phát đúng người nhận, bạn nên chuẩn bị đầy đủ thông tin họ tên, số điện thoại, địa chỉ người nhận và kiểm tra kỹ trước khi gửi.
Thư đảm bảo khác thư thường như thế nào?
| Tiêu chí | Thư thường | Thư đảm bảo |
|---|---|---|
| Có mã vận đơn | Không hoặc hạn chế | Có |
| Theo dõi hành trình | Không | Có |
| Bằng chứng gửi | Hạn chế | Có |
| Độ an toàn | Thấp hơn | Cao hơn |
| Phù hợp với hồ sơ quan trọng | Không khuyến khích | Có |
2. 5 Bước gửi thư đảm bảo qua Bưu điện
Bước 1: Chuẩn bị thư từ hoặc hồ sơ cần gửi
Người gửi cần sắp xếp giấy tờ gọn gàng, sử dụng phong bì phù hợp và kiểm tra lại nội dung trước khi niêm phong. Đối với các loại giấy tờ quan trọng như bằng cấp, giấy khai sinh, hợp đồng hoặc hồ sơ cá nhân, nên sử dụng phong bì cứng hoặc túi chống nước để hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn có thể xem thêm kinh nghiệm gửi giấy tờ qua Bưu điện để chuẩn bị bưu gửi an toàn hơn.
Bước 2: Ghi đầy đủ thông tin người gửi và người nhận
Thông tin nên bao gồm họ tên, địa chỉ chi tiết, số điện thoại liên hệ của cả hai bên để hỗ trợ quá trình phát thư.
Bước 3: Mang thư đến bưu cục gần nhất
Nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra hình thức bưu gửi và tư vấn loại dịch vụ phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bước 4: Đăng ký dịch vụ thư đảm bảo
Người gửi cần thông báo với nhân viên rằng muốn sử dụng dịch vụ thư đảm bảo thay vì thư thường. Trong một số trường hợp, có thể lựa chọn thêm các dịch vụ gia tăng nếu cần.
Bước 5: Thanh toán cước phí và nhận biên nhận
Sau khi hoàn tất thủ tục, bạn sẽ nhận được biên nhận hoặc phiếu gửi có chứa mã vận đơn. Hãy lưu lại thông tin này để tra cứu trạng thái bưu gửi khi cần thiết.
Khách hàng cũng có thể tạo đơn trực tuyến trên app hoặc website VNPost. Đăng ký tài khoản và tiến hành tạo đơn bằng cách điền các thông tin cần thiết và chờ nhân viên bưu cục đến lấy hàng. Phương án này tiết kiệm nhiều thời gian và công sức, có thể gửi thư mọi lúc mọi nơi.
3. Cước phí và thời gian gửi thư đảm bảo
Cước phí gửi thư đảm bảo
Chi phí gửi thư đảm bảo sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố như trọng lượng bưu gửi, địa điểm nhận thư, loại hình dịch vụ lựa chọn và các dịch vụ cộng thêm (nếu có). Đối với các loại thư từ, hồ sơ thông thường, mức cước thường không quá cao. Tuy nhiên, để biết chính xác chi phí tại thời điểm gửi, người dùng nên liên hệ trực tiếp bưu cục hoặc tra cứu trên hệ thống của đơn vị vận chuyển.
Thư đảm bảo gửi bao lâu tới nơi?
Thời gian phát thư phụ thuộc vào khoảng cách giữa nơi gửi và nơi nhận:
- Nội tỉnh: Thường tù 1 – 2 ngày làm việc
- Liên tỉnh: Thường từ 2 – 5 ngày
- Khu vực vùng sâu, vùng xa: Thời gian có thể kéo dài hơn
Thời gian thực tế có thể thay đổi tùy thời điểm và điều kiện khai thác của đơn vị vận chuyển.
4. Cách tra cứu thư đảm bảo sau khi gửi
Sau khi hoàn tất thủ tục gửi thư, người gửi sẽ được cung cấp mã biên nhận. Thông qua mã này, người gửi có thể kiểm tra trạng thái bưu gửi để biết:
- Thư đã được tiếp nhận chưa
- Đang được xử lý tại trung tâm khai thác nào
- Thời gian phát dự kiến
- Đã phát thành công hay chưa
Việc tra cứu thường xuyên giúp người gửi chủ động theo dõi hành trình bưu gửi, đặc biệt đối với các loại giấy tờ hoặc hồ sơ quan trọng. Nếu chưa biết cách kiểm tra trạng thái bưu gửi, bạn có thể tham khảo hướng dẫn tra cứu bưu gửi EMS cực nhanh.
5. Quy định về khối lượng & kích thước bưu gửi đảm bảo
Giới hạn kích thước của bưu thiếp:
– Kích thước tối đa: 165 mm x 245 mm, với sai số 2 mm.
– Kích thước tối thiểu: 90 mm x 140 mm, với sai số 2 mm.
– Tỷ lệ tối thiểu giữa chiều dài và chiều rộng: dài = rộng x (≈ 1,4).
Giới hạn kích thước bưu phẩm nhỏ:
– Kích thước tối thiểu: 210 x 148 mm.
– Kích thước tối đa: Tổng chiều dài, chiều rộng và chiều cao là 900 mm, nhưng kích thước chiều lớn nhất không vượt quá 600 mm, với sai số 2 mm. Nếu cuộn tròn, chiều dài cộng hai lần đường kính là 1040 mm, nhưng kích thước lớn nhất không vượt quá 900 mm.
Giới hạn kích thước của các loại bưu phẩm khác:
– Kích thước tối đa: Tổng chiều dài, chiều rộng và chiều cao là 900 mm, nhưng kích thước chiều lớn nhất không vượt quá 600 mm, với sai số 2 mm. Nếu cuộn tròn, chiều dài cộng hai lần đường kính là 1040 mm, nhưng kích thước lớn nhất không vượt quá 900 mm, với sai số 2 mm.
– Kích thước tối thiểu: Một mặt kích thước không nhỏ hơn 90 mm x 140 mm với sai số 2 mm. Nếu cuộn tròn: chiều dài cộng hai lần đường kính là 170 mm, nhưng kích thước chiều lớn nhất không nhỏ hơn 100 mm
Thư đảm bảo là mặt hàng gửi quan trọng vì thế chúng tôi hy vọng những thông tin giải đáp về cách gửi thư đảm bảo qua Bưu điện trên đây sẽ hữu ích phần nào. Nếu cần tư vấn, hỗ trợ thêm về dịch vụ, hãy nhanh chóng kết nối với đội ngũ nhân viên của Bưu điện nhé!
