Nếu đang có nhu cầu gửi hàng qua Viettel Post, bạn nên kiểm tra trước các quy định về loại hàng được nhận, hàng cấm gửi, cách đóng gói và giấy tờ cần chuẩn bị. Việc nắm rõ những quy định này giúp hạn chế trường hợp bưu gửi bị từ chối, phát sinh chi phí hoặc gặp khó khăn khi xử lý khiếu nại.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những quy định gửi hàng Viettel Post người gửi cần biết, từ cách tạo đơn, trách nhiệm của người gửi đến quy định đối với từng nhóm hàng hóa và chính sách khiếu nại, bồi thường.
1. Quy định gửi hàng Viettel Post đối với người gửi
Khi gửi hàng qua Viettel Post, người gửi cần cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về bưu gửi, tuân thủ quy định về hàng hóa, đóng gói và các yêu cầu liên quan đến chứng từ. Với những mặt hàng đặc thù, người gửi có thể phải đáp ứng thêm điều kiện trước khi bưu gửi được tiếp nhận.
1.1. Quy định khi tạo và gửi đơn Viettel Post
Người gửi có thể thực hiện tạo và quản lý đơn hàng thông qua các nền tảng của Viettel Post. Khi tạo đơn, cần kiểm tra kỹ thông tin người gửi, người nhận, nội dung hàng hóa và dịch vụ vận chuyển trước khi xác nhận.
Một số thông tin người gửi cần lưu ý:
- Cung cấp chính xác họ tên, số điện thoại và địa chỉ của người gửi, người nhận.
- Khai báo đúng tên, số lượng, tính chất và giá trị hàng hóa.
- Lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với loại hàng và nhu cầu giao nhận.
- Chuẩn bị hóa đơn, chứng từ hoặc giấy tờ liên quan nếu hàng hóa thuộc nhóm cần chứng minh nguồn gốc hoặc chịu sự quản lý chuyên ngành.
- Đóng gói hàng hóa phù hợp trước khi bàn giao cho đơn vị vận chuyển.
- Kiểm tra lại thông tin đơn hàng và cước phí trước khi gửi.Theo dõi trạng thái và hành trình đơn hàng sau khi gửi.
Với hàng hóa đặc biệt hoặc chưa chắc về điều kiện tiếp nhận, người gửi nên cung cấp thông tin cụ thể về mặt hàng để kiểm tra trước khi tạo đơn.
Người mới sử dụng Viettel Post có thể tham khảo hướng dẫn cách tạo đơn gửi hàng trên Viettel Post để biết cách nhập thông tin người gửi, người nhận, hàng hóa và lựa chọn dịch vụ phù hợp.
Sau khi tạo và gửi đơn, bạn có thể theo dõi hành trình trên hệ thống Viettel Post. Nếu đang quan tâm gửi Viettel Post mấy ngày nhận được, bạn có thể tham khảo thêm thông tin về thời gian giao hàng theo từng trường hợp.
1.2. Quy định về trách nhiệm người gửi
Người gửi chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của thông tin và hàng hóa được khai báo trong bưu gửi. Một số trách nhiệm quan trọng gồm:
Về hàng hóa và thông tin khai báo:
- Không gửi các loại hàng hóa thuộc danh mục cấm gửi.
- Khai báo trung thực, đầy đủ thông tin về hàng hóa.
- Đảm bảo hàng hóa là tài sản hợp pháp và đáp ứng các quy định liên quan.
- Thực hiện đúng yêu cầu về đóng gói, niêm phong và dán nhãn đối với bưu gửi.
Về chứng từ:
- Cung cấp hóa đơn, chứng từ hoặc giấy tờ liên quan khi mặt hàng thuộc nhóm cần chứng minh nguồn gốc, giá trị hoặc chịu sự quản lý chuyên ngành.
- Cung cấp chứng từ hợp lệ khi cần chứng minh thiệt hại trong quá trình khiếu nại.
Quy định về cước phí và tài khoản:
- Thanh toán đầy đủ cước vận chuyển và các khoản phụ phí phát sinh theo điều kiện dịch vụ.
- Bảo mật thông tin tài khoản, mật khẩu và mã OTP, không cung cấp cho người khác.
Nếu bưu gửi có vấn đề liên quan đến hàng cấm, hàng hóa không đủ điều kiện hoặc chứng từ không hợp lệ, người gửi có trách nhiệm phối hợp cung cấp thông tin và giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và đơn vị vận chuyển.
1.3. Người nhận cần lưu ý gì khi nhận hàng?
Dù quy định chính tập trung vào người gửi, người nhận cũng nên kiểm tra tình trạng bên ngoài của kiện hàng trước hoặc ngay khi nhận.
Nếu phát hiện kiện hàng có dấu hiệu rách, móp méo, ướt, bung niêm phong hoặc bất thường khác, nên thông báo ngay cho nhân viên giao hàng và thực hiện các bước xử lý theo hướng dẫn của Viettel Post.
Sau khi nhận hàng, nên giữ lại mã vận đơn và các thông tin liên quan cho đến khi kiểm tra chắc chắn hàng hóa không có vấn đề.
2. Quy định về hàng hóa chấp nhận vận chuyển tại Viettel Post
Không phải mọi loại hàng hóa đều được Viettel Post tiếp nhận theo cùng một điều kiện. Tùy tính chất, giá trị và phương thức vận chuyển, hàng hóa có thể thuộc nhóm được nhận thông thường, hàng gửi có điều kiện hoặc hàng cấm gửi.
2.1. Hàng hóa cấm gửi qua Viettel Post
Theo tài liệu quy định về hàng cấm gửi, Viettel Post không tiếp nhận một số nhóm hàng hóa bị pháp luật cấm hoặc có nguy cơ gây mất an toàn trong quá trình vận chuyển.
Các nhóm hàng cấm gửi gồm:
- Ma túy, các chất kích thích thần kinh và các chất bị pháp luật cấm.
- Vũ khí, đạn dược, chất nổ và trang thiết bị quân sự.
- Vật hoặc chất dễ cháy, dễ nổ, chất gây nguy hiểm, mất vệ sinh hoặc gây ô nhiễm môi trường.
- Văn hóa phẩm, ấn phẩm hoặc tài liệu thuộc nhóm bị pháp luật cấm.
- Vật phẩm, hàng hóa bị Nhà nước cấm lưu thông, cấm kinh doanh, cấm xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
- Sinh vật sống.
- Tiền Việt Nam, tiền nước ngoài và các giấy tờ có giá trị như tiền.
- Kim khí quý, đá quý và các sản phẩm được chế tạo từ kim khí quý, đá quý theo danh mục quy định.
- Một số vật phẩm, hàng hóa khác thuộc danh mục cấm gửi theo quy định hiện hành.
Ngoài ra, một số hàng hóa có thể bị hạn chế hoặc không được vận chuyển bằng đường hàng không do yêu cầu về an ninh, an toàn.
Danh mục hàng cấm có thể được điều chỉnh theo quy định pháp luật và chính sách vận chuyển từng thời điểm. Vì vậy, nếu không chắc hàng hóa của mình có được gửi hay không, người gửi nên kiểm tra trước với Viettel Post.
2.2. Hàng hóa gửi có điều kiện
Một số loại hàng không thuộc nhóm cấm gửi nhưng cần đáp ứng thêm điều kiện về chứng từ, đóng gói hoặc phương thức vận chuyển. Theo quy định của Viettel Post, một số nhóm đáng lưu ý gồm:
- Hàng hóa kinh doanh: cần có chứng từ thuế và các chứng từ hợp lệ khác theo quy định pháp luật.
- Hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành: hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành phải đáp ứng yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
- Hàng dễ hư hỏng: cần được đóng gói, bảo quản phù hợp để hạn chế hư hỏng và không ảnh hưởng đến các bưu gửi khác.
- Chất lỏng, chất bột: cần được đóng gói chắc chắn, hạn chế rò rỉ hoặc phát tán trong quá trình vận chuyển.
- Một số loại sinh vật, vật phẩm phục vụ nghiên cứu khoa học: phải đáp ứng điều kiện tiếp nhận và đóng gói theo quy định.
- Hàng gửi bằng đường hàng không: phải tuân thủ các yêu cầu về an ninh hàng không.
Với hàng hóa thuộc nhóm đặc biệt, người gửi không nên tự xác định là “được gửi” chỉ dựa vào tên sản phẩm. Cần xem xét cả tính chất, cách đóng gói và phương thức vận chuyển áp dụng cho bưu gửi.
2.3. Hàng hóa có giá trị cao cần lưu ý
Hàng hóa có giá trị cao cần được người gửi khai báo chính xác và chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan để thuận tiện cho việc đối chiếu khi cần thiết.
Một số loại hàng thường được người gửi đặc biệt lưu ý như thiết bị điện tử, máy tính, điện thoại, máy ảnh, đồng hồ hoặc các sản phẩm có giá trị lớn.
Khi gửi hàng có giá trị cao, nên:
- Khai báo đúng tên và giá trị hàng hóa.
- Giữ lại hóa đơn, chứng từ hoặc giấy tờ chứng minh giá trị hàng nếu có.
- Đóng gói chắc chắn, đặc biệt với thiết bị điện tử và hàng dễ vỡ.
- Tìm hiểu điều kiện bảo hiểm, khai giá và bồi thường áp dụng cho dịch vụ trước khi gửi.
- Giữ lại thông tin vận đơn và chứng từ gửi hàng để thuận tiện đối chiếu khi cần khiếu nại.
Không nên mặc định rằng mọi hàng hóa có giá trị cao đều được áp dụng cùng một mức bồi thường. Quyền lợi thực tế có thể phụ thuộc vào loại dịch vụ, tình trạng bưu gửi, chứng từ và chính sách áp dụng tại thời điểm gửi.
3. Quy định đóng gói hàng hóa Viettel Post
ĐóĐóng gói phù hợp giúp bảo vệ hàng hóa trong quá trình khai thác, phân loại và vận chuyển, đồng thời hạn chế nguy cơ hàng bị vỡ, móp méo hoặc rò rỉ.
Khi chuẩn bị hàng gửi, người gửi nên lưu ý:
- Sử dụng bao bì có kích thước phù hợp với hàng hóa.
- Đảm bảo hàng không bị xê dịch quá nhiều bên trong kiện.
- Hàng dễ vỡ cần được sử dụng vật liệu chống va đập phù hợp.
- Chất lỏng cần được chứa trong bao bì kín và có biện pháp hạn chế rò rỉ.
- Hàng có khả năng bị ảnh hưởng bởi nước hoặc độ ẩm nên được bọc kín.
- Vật sắc nhọn cần được bảo vệ để không làm rách hoặc xuyên thủng bao bì.
- Kiện hàng cần được đóng kín, niêm phong chắc chắn trước khi bàn giao.
- Với hàng hóa đặc biệt, cần thực hiện cách đóng gói theo yêu cầu riêng của từng loại hàng.
Viettel Post cũng yêu cầu các đơn vị kiểm tra nội dung hàng hóa, cách gói bọc và hướng dẫn khách hàng đối với một số nhóm hàng đặc thù.
Nếu hàng hóa được đóng gói không phù hợp với tính chất sản phẩm hoặc không đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển, người gửi có thể được yêu cầu đóng gói lại hoặc không được tiếp nhận tùy trường hợp.
4. Quy định khiếu nại và bồi thường khi gửi Viettel Post
Trong trường hợp bưu gửi bị mất, hư hỏng, giao chậm hoặc phát sinh vấn đề khác, người gửi có thể thực hiện khiếu nại theo quy định của Viettel Post.
4.1. Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại
Khi khiếu nại, người gửi nên chuẩn bị mã vận đơn và các thông tin, chứng từ liên quan đến bưu gửi để việc kiểm tra được thuận tiện hơn.
Viettel Post hiện tiếp nhận phản ánh, khiếu nại qua nhiều kênh, trong đó có tổng đài 19008095, website, ứng dụng, fanpage và bưu cục. Viettel Post cũng có biểu mẫu gửi khiếu nại trực tuyến trên website.
Người gửi nên giữ lại:
- Mã vận đơn.
- Phiếu gửi hoặc thông tin xác nhận gửi hàng.
- Hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa nếu có.
- Hình ảnh tình trạng hàng hóa và bao bì trong trường hợp hàng bị hư hỏng.
- Các thông tin trao đổi liên quan đến đơn hàng.
Lưu ý: Các mốc thời gian tiếp nhận và giải quyết khiếu nại cần được đối chiếu với chính sách Viettel Post đang áp dụng tại thời điểm gửi hàng. Chính sách hiện hành là 6 tháng đối với một số khiếu nại về mất/chậm và 1 tháng đối với hư hỏng. Đồng thời thời gian giải quyết khiếu nại trong nước không quá 2 tháng.
4.2. Mức bồi thường khi hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng
Mức bồi thường không giống nhau cho mọi trường hợp mà có thể phụ thuộc vào loại dịch vụ, tình trạng bưu gửi, giá trị hàng hóa, chứng từ và điều kiện áp dụng.
Vì vậy, khi gửi hàng có giá trị cao, người gửi nên tìm hiểu trước chính sách bồi thường và các điều kiện liên quan đến bảo hiểm/khai giá nếu có. Chính sách bồi hoàn sẽ được cập nhật theo từng thời điểm cũng như trường hợp cụ thể. Khách hàng có thể đọc thêm mức bồi hoàn tại mục Quy định về chính sách bồi thường Viettel Post hoặc tham khảo mức như sau:
- Bồi thường 100% giá trị thiệt hại khi sử dụng dịch vụ bảo hiểm hàng hóa (bảo hiểm giá trị bưu gửi tối đa 100 triệu). 100% tiền thu hộ không bao gồm lợi nhuận, tối đa không quá 30 triệu đồng/bưu gửi COD.
- Bồi thường 04 lần cước đối với bưu gửi trong nước không sử dụng dịch vụ bảo hiểm hàng hóa.
Trước khi gửi hàng qua Viettel Post, bạn nên kiểm tra 3 nội dung chính: hàng hóa có thuộc danh mục cấm hoặc gửi có điều kiện hay không, kiện hàng đã được đóng gói phù hợp chưa và các quy định về khiếu nại, bồi thường nếu có sự cố. Với hàng hóa đặc thù hoặc có giá trị cao, nên kiểm tra thêm điều kiện tiếp nhận và chuẩn bị đầy đủ chứng từ liên quan trước khi gửi.
Các quy định về hàng hóa, đóng gói, khiếu nại và bồi thường có thể được điều chỉnh theo từng thời điểm. Vì vậy, nếu chưa chắc chắn về điều kiện vận chuyển của mặt hàng, bạn nên kiểm tra thông tin hiện hành với Viettel Post trước khi tạo đơn.
